PERSONAL DATA PROTECTION POLICY FOR CUSTOMERS / PROSPECTIVE   CUSTOMERS ( Eng)

1. Collection and Processing of your Personal Data

1.1 PDPA governs and regulates the processing of personal data in commercial transactions. This Personal Data Protection Policy is issued to all our customers and prospective customers pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) coming into force.

1.2 In the course of your dealings with Chong Company Sdn Bhd and its subsidiaries, associates, affiliates and /or members within the Chong Company Group of Companies (collectively, referred to as “us”, “our” or “we” in this Personal Data Protection Policy), we will request that you provide data and information about yourself including any updates to us, our marketing and sales agent and/or any of our service providers to enable us to enter into commercial transactions with you or deliver the necessary notices, services and/or products in connection with our business.

2. Personal Data

2.1 Data collected by us may include but not limited to the followings:-

  • (i) personal details such as name, nationality, gender, marital status, date of birth, identification card number, passport number and its details;
  • (ii) contact details such as phone numbers (house/office), facsimile numbers(house/office) and email addresses (personal/office);
  • (iii) occupational details such as occupation, qualification, employer;
  • (iv) income tax details, EPF number;
  • (v) background information;
  • (vi) relevant financial details and banking information such as bank information, account numbers;
  • (vii) any other information which were obtained from registration form, sales form, website, subsale and/or refinancing of your property whatsoeverof which you have provided for purpose set forth in paragraph 3 below.

2.2 Furthermore we may continue to request additional information from you in order to carry out business transactions with you efficiently and accurately.

(theabovementioned data are hereinafter collectively referred to as “Personal Data”).

3. The Purpose in Collecting and Further Processing (including disclosing) the Personal Data

The Personal Data that is processed by us will be processed and utilized for the following purposes:-

  • (a) circulating relevant notices, current/future services and products to you;
  • (b) performing any contract in order to complete any sale or purchase transactions with you including but not limited to the preparation and execution of any contracts;
  • (c) performing any contract in order to complete the transactions such as renting, leasing, licensing and any transactions relating to property with you including but not limited to the preparation and execution of any contracts;
  • (d) for those services and products for which the Personal Data was specifically provided to us;
  • (e) those purposes specifically provided for in any particular service or product offered by us;
  • (f) customer relationship management procedures;
  • (g) company auditing;
  • (h) marketing and customer profiling activities regarding our latest projects, products and/or services;
  • (i) our internal record keeping;
  • (j) research, statistical and procedure improvement;
  • (k) efficient delivery of vacant possession, handing over of keys, property management, upgrading works, defect rectification works, customer care and/or any other activities for conducting and completing the sale and purchase of your property or properties;
  • (l) meeting any legal or regulatory requirements relating to the provision of services and products and to make disclosure under the requirements of any applicable laws, regulations, by laws, directions, guidelines, circulars whatsoever applicable to us;
  • (m) enable us to furnish and submit the Personal Data to government bodies/agencies/local authorities and institutions; or
  • (n) to enable easier contact for a more customer friendly relationship.

4. Source of yourPersonal Data

4.1 Your Personal Data will be acquired from the following sources and/or other sources as we deem fit:

  • (a) information that was provided or submitted by you inclusive of any registration or sales forms, correspondence (including email), enquiries, new launches, property roadshows, showcases, exhibitions, any promotional activities and operation of our webpage; or
  • (b) agreements and contracts for sale and purchase /tenancy agreement/ license agreement of our properties or for our services; or
  • (c) any referrals from a person which have included their personal contact details; or
  • (d) letters of offer from bank or financial institution; or
  • (e) in the course of commercial transactions concerning notices, services, products and/or properties enquired for or delivered; or
  • (f) any relevant information which is publicly available or accessible; or
  • (g) such other written or verbal communication or documents received in the course or prior to contractual transactions with you; or
  • (h) directly or through our authorized agents and representatives or directly from you or indirectly from third parties such as our authorized agents, dealers or representatives, your legal representatives, agents in any manner in connection with any transaction, arrangements and/or enquiries made with us.

5. Consequences of Failing to Supply YourPersonal Data

5.1 In order for you to carry out the commercial transactions with us, you are obliged to provide us with the Personal Data. Should you fail to provide the obligatory information, we may be unable to process your request and/or provide you with the relevant services and products.

5.2 If you fail to supply the Personal Data to us, we will not be held liable for any consequences that may result thereof. This may range from us inter alia unable to:

  • (a) provide you with information, notices, services and/or products requested;
  • (b) prepare, formalize and execute any contract, agreement, tenancy agreements, Sale and Purchase Agreement in relation to the sale of property(ies) and/or any other project;
  • (c) send you information relating to services and products offered via email, telecommunication (telephone calls and text messages) or through social media by us, our authorized third party agent and our business affiliates which we consider may be of interest to you;
  • (d) update you with our latest product and/or launches;
  • (e) complete commercial transactions in relation to our projects, products and/or services;
  • (f) comply with any applicable laws, regulations, directions, guidelines and/or orders.

6. Right to Access and Correction of your Personal Data

6.1 Subject to certain qualifications and exemptions under PDPA and payment of prescribed fees, PDPA confers the following rights on you in relation to your Personal Data and the processing thereof :-

  • (a) the right to access to your Personal Data;
  • (b) the right to correct your Personal Data if you consider your Personal Data to be inaccurate, incomplete, misleading or not up to date;
  • (c) the right to withdraw consent to process your Personal Data;
  • (d) the right to prevent processing likely to cause damage or distress; and
  • (e) the right to prevent processing for direct marketing

6.2 Subject to certain exemptions under PDPA, you may make written request to access, review, amend and correct your Personal Data by contacting uswith the details provided below.

Company Name: Chong Company Sdn. Berhad
Address: 54, Jalan Dato Keramat, 10150 Penang, Malaysia
Contact No: +604 2266801
Fax No: +604 2276801
Email Address marketing@chongcompany.com.my

7. Disclosure of Personal Data to Third Parties

7.1 You hereby consent and authorize us in disclosing your Personal Data to the following third parties:

  • (a) any persons, government agencies, statutory authorities and/or industry regulators whom we are compelled or required by any legislations or laws;
  • (b) the local authorities, Land Office, Stamp Office, Valuation Office, KWSP, Ministry of Housing and Local Government, Ministry of Finance;
  • (c) any relevant non-governmental bodies/agencies and private institutions;
  • (d) utilities and amenities providers;
  • (e) anybody within our group of companies and their subsidiaries, including those established/incorporated in the future;
  • (f) our accountants, consultants, lawyers and any other relevant financial or professional advisors;
  • (g) our contractors or third party service or product providers, third party property management companies as are considered necessary or appropriate for the facilitation of business such as our property managing agent, Joint Management Body and/or the management corporation;
  • (h) our appointed service providers in relation of our loyalty programmes, for the purpose of delivery gift redemption and services; or
  • (i) our business partners and affiliates that provide related services or products in connection with our business

8. Choices and Means of Limiting Processing of your Personal Data

8.1 Your Personal Data will undergo processing as required for the purposes illustrated in this Personal Data Protection Policy. At any material time you have the right to wholly or partially withdraw or limit the use of your Personal Data, as the case may be, in any of the processes for which it is utilized or subjected to.

8.2 If you would like to obtain further information on how to limit the processing of your Personal Data, any further queries or any complaints, you may contact us at the contact details as shown above.

9. The Safeguarding and Protection of your Personal Data

9.1 We will take all necessary and appropriate safeguards to protect the integrity and security of your Personal Data.

9.2 We will endeavor to maintain or introduce all the necessary security and administrative policies, procedures, and safeguards as much as is reasonably practicable and required under law, relevant regulations and industry standards. We are committed to take all measures to ensure that your Personal Data will always be kept confidential and shall never be subject to trade, rent or any other form of sale.

9.3 We will take steps to protect the Personal Data form any loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration or destruction.

10. Language

In accordance with PDPA, this Personal Data Protection Policy is issued in both Bahasa Malaysia and English languages. In the event of inconsistency, the English language version of this Personal Data Protection Policy will prevail.

11. Rights Reserved

We reserve our rights to amend this Personal Data Protection Policy to Customers at any time and will place the policy of such amendments on our website or via any other mode as we deem suitable. Nothing in this Personal Data Protection Policy shall limit our rights or your rights under the PDPA.

DASAR PERLINDUNGAN DATA PERIBADI UNTUK PELANGGAN / BAKAL PELANGGAN (Bahasa Malaysia)

1.               Pengumpulan dan Pemprosesan Data Peribadi anda

 

1.1            “APDP”  menguasai dan mengawal selia pemprosesan Data Peribadi tersebut dalam urusniaga perdagangan. Dasar Perlindungan Data Peribadi ini dikeluarkan kepada semua pelanggan dan bakal pelanggan kami selaras dengan penguatkuasaan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”).

1.2            Dalam urusniaga anda dengan Chong Company Sdn. Bhd dan subsidiari-susidiarinya, syarikat-syarikat yang berkaitan dengannya, syarikat-syarikat bersekutunya dan/atau ahli-ahli dalam Kumpulan Chong Company (secara kolektif, adalah dirujuk sebagai “kami” dalam Dasar Perlindungan Data Peribadi ini), kami akan mengemukakan permintaan kepada anda supaya memberikan data dan maklumat mengenai diri anda kepada pihak kami, agen pemasaran dan penjualan pihak kami, pembekal-pembekal perkhidmatan pihak kami dan sebarang kemas kini yang selanjutnya untuk membolehkan kami menjalani urusniaga dengan anda atau menyerahkan notis-notis yang perlu, perkhidmatan-perkhidmatan dan/atau produk-produk berkenaan dengan perniagaan pihak kami.

2.               Data Peribadi

2.1            Data yang telah dikumpul oleh pihak kami kemungkinan termasuk tetapi adalah tidak terhad kepada yang berikut:-

(i)              data-data peribadi seperti nama, kewarganegaraan, jantina, status perkhawinan, tarikh lahir, No Kad Pengenalan, No. Passport dan butir-butir yang lain;

(ii)            butir-butir yang boleh dihubungi seperti No. telefon(kediaman/pejabat), No. facsimile (kediaman/pejabat) dan alamat emel (peribadi/pejabat);

(iii)           butir-butir pekerjaan seperti pekerjaan, kelayakan, majikan;

(iv)           butir-butir cukai pendapatan, No. EPF;

(v)             maklumat latar belakang;

(vi)           butir-butirkewangan yang berkaitan dan maklumat pembankan seperti maklumat mengenai bank, No. akaun;

(vii)          maklumatlain yang diperolehi dari borang pendaftaran, borang jualan,laman web, sub-penjualan dan/atau pembiayaan semula hartanah anda , apa-apa jua maklumat yang telah anda berikan bagi tujuan yang dinyatakan di perenggan 3 Notis ini.

2.2            Selanjutnya, kami akan terus mengemukakan permintaan bagi mendapatkan maklumat tambahan daripada anda demi menjalankan urusniaga dengan anda dengan cekap dan tepat.

(data tersebut di atas, kemudian daripada ini secara kolektif adalah dirujuk sebagai “Data Peribadi”).

3.              Tujuan-tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan Lanjut (termasuk penzahiran) Data Peribadi Anda   

Data Peribadi tersebut yang diproses oleh pihak kami akandiproseskan dan digunakan bagi tujuan-tujuan seperti berikut:-

(a)             pengedaran notis-notis berkaitan, perkhidmatan semasa/masa akan datang dan produk-produk kepada anda;

(b)             melaksanakan mana-mana kontrak dalam memastikan untuk melengkapkan mana-mana transaksi penjualan atau pembelian dengan anda termasuk tetapi adalah tidak terhad kepada penyediaan dan pelaksanaan mana-mana kontrak;

(c)             melaksanakan mana-mana kontrak dalam memastikan untuk melengkapkan transaksi-transaksi seperti penyewaan, pemajakan, perlesenan dan mana-mana transaksi berkaitan kepada hartanah dengan anda termasuk tetapi adalah tidak terhad kepada penyediaan dan pelaksanaan mana-mana kontrak;

(d)             untuk perkhidmatan-perkhidmatan dan produk-produk dengan khususnya di mana Data Peribadi yang telah dibekalkan kepada kami;

(e)             tujuan-tujuan yang dibekalkan dengan khususnya dalam mana-mana perkhidmatan atau produk yang dikemukan oleh kami;

(f)              prosedur-prosedur pengurusan perhubungan pelanggan;

(g)             pengauditan syarikat;

(h)             pemasaran dan pemprofilan aktiviti-aktiviti pelanggan berkaitan projek-projek, produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan kami yang terkini;

 

(i)              rekod penyimpanan dalaman kami

 

(j)              penyelidikan, peningkatan statistik dan prosedur

 

(k)             penyerahan pemilikan kosong dengan cekap, serahan kunci-kunci, pengurusan hartanah, kerja-kerja penambahbaikan, kerja-kerja pembetulan kerosakan, penjagaan pelanggan dan/atau mana-mana aktiviti lain-lain untuk menjalankan dan melengkapkan jual beli hartanah atau hartanah-hartanah anda;

 

(l)              untuk mematuhi mana-mana peruntukan undang-undang atau kawal selia syarat-syarat berkaitan dengan peruntukan perkhidmatan dan produk dan juga membuat penzahiran di bawah keperluan mana-mana undang-undang yang terpakai, undang-undang kecil, arahan-arahan, garis-garis panduan, apa-apa pekeliling-pekeliling yang terpakai kepada pihak kami;

 

(m)            untuk membolehkan kami meyediakan  dan meyerahkan Data Peribadi kepada badan-badan/agen-agen/pihak-pihak berkuasa tempatan dan institusi kerajaan; atau

 

(n)             membolehkan perhubungan pelangan yang lebih mesra.

 

4.               Sumber Data Peribadi Anda

 

4.1            Data Peribadi anda adalah diperolehi daripada sumber-sumber dan/atau sumber-sumber yang lain yang mana kami menganggap sesuai seperti yang berikut:-

 

(a)             Maklumat-maklumat yang anda bekalkan termasuk sebarang pendaftaran atau borang  jualan, maklum balas (termasuk emel), pertanyaan, pelancaran baru, pameran hartanah,  sebarang aktiviti promosi dan operasi laman web kami; atau

(b)             Perjanjian dan kontrak jual beli/perjanjian penyewaan/perjanjian lesen hartanah kami atau servis kami; atau

(c)             Sebarang rujukan dari seseorang yang telah membekalkan butir-butir perhubungan  beliau; atau

(d)             Surat tawaran dari pihak bank atau institusi kewangan; atau

(e)             Dalam perlaksanaan urus niaga berhubungan dengan notis, servis, produk dan/atau hartanah yang ditanyai atau dihantarkan; atau

(f)              Sebarang maklumat berkaitan yang terdapat secara am dan diketahui awam; atau

(g)             Segala maklum balas atau dokumen secara lisan atau bertulis yang telah diterima atau sebelum transaksi kontrak dengan anda;

(h)             Secare langsung melalui pihak kami atau pihak ketiga yang diberi kuasa dan wakil kami atau secara langsung melalui anda atau secara tidak langsung melalui pihak ketiga      seperti ejen dan wakil yang diberi kuasa, wakil sah anda, sebarang ejen yang berkaitan dengan sebarang urus niaga,sususan dan/atau pertanyaan yang dituju kepada kami.

5.               Akibat kegagalan untuk Membekal Data Peribadi Anda

5.1            Untuk berurus niaga dengan kami, anda wajib untuk menyediakan Data Peribadi kepada kami. Sekiranya anda gagal untuk menyediakan maklumat-maklumat yang wajib, kami mungkin tidak dapat untuk memproses permintaan dan/atau membekalkan produk atau perkhidmatan yang anda minta.

5.2            Sekiranya anda gagal untuk menyediakan Data Peribadi kepada kami, pihak kami  tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang isu yang mungkin timbul akibat kegagalan anda untuk menyediakan maklumat-maklumat yang wajib. Antara perkara-perkara yang kami mungkin tidak dapat laksanakan termasuk:

(a)             membekalkan maklumat, notis, perkhidimatan-perkhidmatan dan/atau produk yang diminta:

(b)             menyediakan dan melaksanakan sesuatu kontrak, perjanjian, perjanjian penyewaan,    perjanjian jual beli, perjanjian pembelian berhubungan dengan jualan hartanah dan/atau sebarang projek;

(c)             membekalkan maklumat-maklumat berhubungan dengan perkhidmatan-perkhidmatan dan produk yang ditawarkan melalui emel, telekomunikasi (panggilan telefon dan mesej ringkas) atau melalui media sosial oleh kami, ejen pihak ketiga yang diberi kuasa dan rakan kongsi perniagaan yang kami rasa mungkin bersesuaian dengan anda.

(d)             memaklumkan kepada anda berhubungan dengan produk dan/atau pelancaran baru;

(e)             melengkapkan urus niaga berhubungan dengan projek, produk dan/atau perkhidmatan kami;

(f)              mematuhi sebarang undang-undang, peraturan, arahan dan/atau arahan.

 

 

 

6.               Hak Untuk Akses dan Pemindaan Data Peribadi Anda

6.1            Tertakluk kepada syarat-syarat tertentu dan pengecualian-pengecualiandi bawah “APDP” dan pembayaran yuran yang ditentukan, “APDP” memberi hak-hak seperti yang berikut kepada anda berkenaan dengan Data Peribadi anda dan pemprosesan dari itu :-

(a)             hak untuk mengakses Data Peribadi anda;

(b)             hak untuk meminda Data Peribadi anda sekiranya anda mempertimbangkan Data Peribadi adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak kemas kini;

(c)             hak untuk menarik balik keizinan untuk memproses Data Peribadi anda;

(d)             hak untuk mengelakkan pemprosesan yang berkemungkinan untuk menyebabkan kerosakan atau distress; dan

(e)             hak untuk mengelakkan pemprosesan bagi pemasaran terus

6.2            Tertakluk kepada pengecualian-pengecualian tertentu di bawah “APDP”, anda boleh mengemukakan permintaan secara bertulis ,semakan, pembetulan dan pemindaan Data Peribadi anda dengan menghubungi syarikat tersebut sepertimana yang diberikan berikut.

 

Nama Syarikat:

Chong Company Sdn. Berhad
Alamat: 54, Jalan Dato Keramat, 10150 Pulau Pinang, Malaysia
Tel No.: +604 2266801
Fax No: +604 2276801
Alamat Emel: marketing@chongcompany.com.my

 

7.               Penzahiran Data Peribadi Anda Kepada Pihak-pihak Ketiga

7.1            Anda dengan ini bersetuju dan memberi kuasa kepada pihak kami untuk menzahirkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga seperti yang berikut:-

(a)             mana-mana orang, agensi-agensi kerajaan, badan berkanun dan/atau pengawal atur industry yang mana pihak kami diwajibkan atau dikehendaki oleh mana-mana perundangan atau undang-undang;

(b)             pihak-pihak berkuasa tempatan, Pejabat Tanah, Pejabat Duti Setem, Pejabat Penilaian, KWSP, Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan, Kementerian Kewangan;

(c)             mana-mana badan-badan/agensi-agensi bukan kerajaan yang berkaitandan institusi-institusi swasta;

(d)             pembekal-pembekal utiliti-utiliti dan kemudahan-kemudahan;

(e)             mana-mana pihak dalam kumpulan syarikat pihak kami dan subsidiari-subsidiarinya termasuk yang ditentukan/ditubuhkan pada masa akan datang;

(f)              akauntan-akauntan pihak kami, pakar-pakar perunding, peguamcara-peguamcara dan mana-mana penasihat-penasihat kewangan atau profesional;

(g)             kontraktor-kontraktor pihak kami atau perkhidmatan pihak ketiga atau penyedia-penyedia produk, syarikat-syarikat pengurusan hartanah pihak ketiga seperti yang difikirkan perlu atau sesuai bagi tujuan memudahkan perniagaan seperti agen pengurusan hartanah pihak kami, Badan Pengurusan Bersama dan/atau perbadanan pengurusan tersebut;

(h)             penyedia perkhidmatan berkaitan dengan program-program kepatuhan yang dilantik oleh pihak kami,bagi tujuan penghantaran hadiah penebusan dan perkhidmatan; atau

(i)              rakan kongsi perniagaan  dan sekutu pihak kami yang menyediakan perkhidmatan berkaitan atau produk-produk yang berkenaan dengan perniagaan pihak kami

8.               Pilihan-pilihan dan Cara-cara Menghadkan Pemprosesan Data Peribadi Anda

8.1            Data Peribadi Anda akan menjalani pemprosesan seperti yang dikehendaki bagi tujuan yang telah dijelaskan dalam Dasar Perlindungan Data Peribadi ini. Pada bila-bila masa material anda mempunyai hak secara menyeluruh atau sebahagian untuk menarik balik atau menghadkan penggunaan Data Peribadi, mengikut keperluan keadaan yang, dalam mana-mana proses di mana Data Peribadi anda digunakan atau tertakluk kepada.

8.2            Sekiranya anda ingin memperoleh data lanjut sebagaimana untuk menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda, sebarang pertanyaan selanjutnya atau aduan berkenaan anda boleh menghubungi kami di maklumat perhubungan yang terdapat di atas tersebut.

9.               Tatacara Perlindungan dan Pengawalan Data Peribadi Anda

9.1            Kami akan mengambil segala cara-cara perlindungan yang wajib dan wajar untuk mengawal intergriti dan sekuriti Data Peribadi anda.

9.2            Kami akan berusaha untuk mengekalkan atau memperkenalkan segala polisi sekuriti dan tadbir yang perlu, prosedur-prosedur, dan tatacara perlindungan sebanyak mana ianya dapat secara munasabah dilaksanakan dan dikehendaki menurut undang-undang, peraturan-peraturan berkaitan dan piawai-piawai perindustrian. Kami komited untuk mengambil segala langkah bagi memastikan Data Peribadi anda akan sentiasa disimpan secara sulit dan tidak akan tertakluk kepada perdagangan, penyewaan atau apa-apa bentuk penjualan.

9.3            Kami akan mengambil langkah-langkah untuk melindungi Data Peribadi anda daripada mana-mana kerugian, penyalahgunaan, pengubahsuain, pengaksesan atau penzahiran , penggubahan atau pembinasan tanpa keizinan atau secara tidak sengaja.

10.            Bahasa

Mengikut “APDP”, Dasar Perlindungan Data Peribadi ini diisukan dalam kedua-dua bahasa iaitu, Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat apa-apa ketidakselarasan, versi Dasar Perlindungan Data Peribadi dalam Bahasa Inggeris ini akan diguna pakai.

11.            Kerizaban Hak-hak

Kami merizabkan hak-hak untuk meminda Dasar Perlindungan Data Peribadi ini kepada Pelanggan-pelanggan pada bila-bila masa dan Dasar Perlindungan Data Peribadi terpinda tersebut akan dimasukkan dalam laman web kami atau melalui kaedah-kaedah lain yang kami anggap sebagai sesuai. Tiada apa-apa yang terkandung di dalam Dasar Perlindungan Data Peribadi ini dapat menghadkan hak-hak kami atau hak-hak anda menurut “APDP”.